Hinweis: Im Rahmen der Einführung der Selbstverwaltung der Adressen durch Schulen (https://verwaltung.schule-nds.de), befinden sich die Nutzungsbedingungen derzeit in der Anpassung. Die hier zu findenden sind weiterhin gültig.
Nutzungsbedingungen für den E-Mail-Dienst @schule-nds.de (Stand: 01.09.2021)
1. Geltungsbereich
1.1. Die nachfolgenden Nutzungsbedingungen gelten für die Nutzung sämtlicher E-Mail-Konten, die durch das Niedersächsische Landesinstitut für schulische Qualitätsentwicklung (NLQ) im Auftrag des Niedersächsischen Kultusministeriums (MK) unter der Domäne „schule-nds.de“ betriebenen werden.
1.2. Ist NLQ nach Maßgabe dieser Nutzungsbedingungen zu kontaktieren, ist dies
- über die Postanschrift Keßlerstraße 52, 31134 Hildesheim,
- durch Nachricht an das Funktionspostfach support@schule-nds.de oder
- telefonisch über die Support-Rufnummer 05121 1695-333 möglich.
2. Bereitstellung
2.1. NLQ stellt Beschäftigten des Landes im Geschäftsbereich des Niedersächsischen Kultusministeriums (Nutzende) kostenfrei E-Mail-Konten zur Verfügung.
2.2. Die Bereitstellung erfolgt grundsätzlich nur dann, wenn der oder dem Beschäftigten kein anderes E-Mail-Konto zu diesem Zweck zur Verfügung steht.
2.3. Die Bereitstellung erfolgt grundsätzlich auf Veranlassung des für die Beschäftigten jeweils örtlich zuständigen Regionalen Landesamtes für Schule und Bildung (RLSB). Sofern hierfür ein Antragsverfahren vorgesehen ist, wird dieses über das zuständige RLSB geführt.
2.4. Ein Anspruch der Beschäftigten auf Bereitstellung des E-Mail-Kontos besteht nicht.
2.5. Mit der Bereitstellung übersendet NLQ der oder dem Nutzenden eine eindeutige E-Mail-Adresse als Benutzernamen sowie ein initiales Passwort. Das initiale Passwort ist nach der Erstanmeldung durch die Nutzende oder den Nutzenden zu ändern. Sie oder er trägt von diesem Zeitpunkt an Sorge dafür, dass das jeweils gültige Passwort nur ihr oder ihm selbst bekannt ist.
2.6. Der Verlust des Passworts ist NLQ durch die Nutzende oder den Nutzenden unverzüglich anzuzeigen. NLQ vergibt in diesem Fall in einem gesicherten Prozess ein neues Passwort.
2.7. NLQ ist berechtigt, die Bereitstellung des E-Mail-Kontos bei einem Verstoß gegen diese Nutzungsbedingungen durch die Nutzende oder den Nutzenden vorübergehend oder dauerhaft einzustellen. Dies gilt auch im Fall des Anscheins eines Verstoßes bis zur Klärung des Sachverhalts.
2.8. Die Bereitstellung des E-Mail-Kontos kann zur Abwendung allgemeiner Gefahren für den Bestand oder den Betrieb des Rechenzentrums (z. B. vermutete unberechtigte Nutzung durch Dritte, Hacker-Angriffe auf einzelne Konten oder die Infrastruktur, Spamming) jederzeit eingeschränkt oder eingestellt werden.
2.9. Entfällt der Bereitstellungsgrund, informiert NLQ die Nutzende oder den Nutzenden über die geplante Löschung des E-Mail-Kontos mit Frist von 90 Tagen durch E-Mail an das betreffende Konto. Nach Ablauf der Frist ist NLQ berechtigt, das E-Mail-Konto einschließlich der darin gespeicherten Daten ohne weitere Mitteilung zu löschen.
3. Nutzung
3.1. NLQ stellt für die Nutzung der E-Mail-Konten ein über das Internet erreichbares Webmail-System zur Verfügung.
3.2. Die Berechtigung zur Nutzung der E-Mail-Konten durch die oder den Nutzenden ist auf Kommunikation im dienstlichen Kontext beschränkt.
3.3. Die Verbreitung von sitten- oder rechtswidrigen Inhalten, insbesondere solchen von sexistischer, rassistischer, pornografischer oder gewaltverherrlichender Natur, ist untersagt. Eingehende Nachrichten mit entsprechenden Inhalten sind umgehend durch die Nutzende oder den Nutzenden zu löschen oder im Fall des Anscheins straf- oder dienstrechtlicher Relevanz gegenüber NLQ anzuzeigen.
3.4. Der oder dem Nutzenden ist es nicht gestattet, im Zusammenhang mit der Nutzung des E-Mail-Kontos Daten zu versenden oder zu speichern, die nach ihrer Art oder Beschaffenheit (z. B. Viren), Größe oder Vervielfältigung (z. B. Spamming) geeignet sind, den Bestand oder Betrieb des Rechenzentrums oder Datennetzes gefährden.
Nutzende sind verpflichtet, die Kenntnis oder Vermutung über eine missbräuchliche Nutzung des eigenen E-Mail-Kontos unverzüglich gegenüber NLQ anzuzeigen.
3.5. Der Speicherplatz jedes E-Mail-Kontos ist auf 1 Gigabyte limitiert. Mit Erreichen des Limits ist ein Empfang weiterer Nachrichten über das E-Mail-Konto nicht mehr möglich. Es obliegt der oder dem Nutzenden, zur Erhaltung der Funktionsfähigkeit des E-Mail-Kontos Nachrichten rechtzeitig vor dem Überschreiten des Limits zu löschen oder mittels geeigneter E-Mail-Client-Programme zu archivieren.
3.6. Eine automatisierte Weiterleitung von eingehenden E-Mails, die durch technische Einrichtungen unabhängig von den Inhalten erfolgt, ist aufgrund der besonderen Vertrauensstellung der Nutzenden untersagt.
3.7. Im Rahmen der Nutzung des E-Mail-Kontos sind jederzeit die geltenden rechtlichen Bestimmungen einzuhalten. Dies betrifft insbesondere die Speicherung und den Versand personenbezogener Daten Dritter.
3.8. Unter Beachtung geltender rechtlicher Bestimmungen ist die Nutzung des E-Mail-Kontos mittels privater Endgeräte grundsätzlich zulässig.
3.9. Der Zugriff mittels E-Mail-Client-Programmen ist zulässig. Der oder die Nutzende ist verpflichtet, hierbei die durch die technischen Systeme zur Verfügung gestellten Sicherungsmaßnahmen (z. B. Transportverschlüsselung, Passwortschutz) im größtmöglichen Umfang einzusetzen.
4. Datenschutz und Protokollierung
4.1. Eine Protokollierung technischer Nutzungsdaten, soweit sie Rückschlüsse auf einzelne Nutzende erlaubt, erfolgt nur, soweit dies für die Funktionsfähigkeit des jeweiligen Systems erforderlich oder aufgrund rechtlicher Vorschriften aus Gründen der Informationssicherheit oder des Datenschutzes geboten ist.
4.2. Soweit aus den Inhalten der Protokolle Rückschlüsse auf einzelne Nutzende möglich sind, unterliegen diese selbst als personenbezogene Daten den jeweiligen Vorschriften.
4.3. Eine Nutzung von Protokolldaten zum Zweck der Leistungs- oder Verhaltenskontrolle findet nicht statt.
4.4. NLQ kann aus zwingenden dienstlichen Gründen der jeweiligen Schulleitung der oder des Nutzenden auch ohne sein vorheriges Einverständnis Zugriff auf dessen dienstliches E-Mail-Konto gewähren. Der Zugriff durch die Schulleitung ist nur in Gegenwart eines Mitglieds der Personalvertretung gestattet. Über den Zugriff werden die oder der Nutzende sowie die oder der Datenschutzbeauftrage des NLQ durch NLQ unverzüglich schriftlich informiert. Der Verlauf des Zugriffs ist durch die Schulleitung in einem Protokoll zu dokumentieren, in das vor Beginn die Gründe aufzunehmen sind. Das Protokoll ist der oder dem Nutzenden sowie der oder dem zuständigen Datenschutzbeauftragten nach Abschluss unverzüglich zuzustellen. Die Einsicht aufgrund richterlicher Anordnung bleibt unbenommen.
5. Haftung
5.1. NLQ übernimmt keine Gewähr für den erfolgreichen Versand oder Empfang der E-Mail-Nachrichten.
5.2. NLQ haftet nicht für Schäden, die sich aus der Nutzung der E-Mail-Konten ergeben. Dies gilt insbesondere für Datenverlust sowie Folgen missbräuchlicher Nutzung durch Dritte. Den Nutzenden wird die regelmäßige Sicherung der im E-Mail-Konto gespeicherten Daten mittels geeigneter E-Mail-Client-Programme empfohlen.
5.3. Eine Haftung für Folgen der vorübergehenden oder dauerhaften Einschränkung oder Einstellung der Bereitstellung der E-Mail-Konten ist ausgeschlossen.
6. Schlussbestimmungen
6.1. NLQ ist berechtigt, die Nutzungsbedingungen mit Zustimmung von MK jederzeit anzupassen. Es gilt die Fassung nach jeweils letztem Stand.
6.2. Über Änderungen der Nutzungsbedingungen werden die Nutzenden durch Nachricht an ihr E-Mail-Konto informiert.